Projectsecretaris

Werken bij deze organisatie is dynamisch, uitdagend en maatschappelijk relevant. Iedere medewerker levert daaraan een bijdrage vanuit zijn of haar eigen functie en specialisme. Dat gebeurt in een inspirerende werkomgeving met een open en collegiale sfeer. Vrijheid, zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheid staan centraal.

Projectsecretaris
32 uur per week

Waarom een Projectsecretaris?

Zorgvuldige, actuele en uniform opgebouwde projectdossiers zorgen voor een soepel lopend proces en heldere communicatie. Tegelijkertijd nemen administratieve handelingen toe en wordt er vanuit wet- en regelgeving – bijvoorbeeld op het gebied van persoonsgegevens en aanbesteding – steeds meer nauwkeurigheid gevraagd.

Door een toename in het aantal projecten, de dynamiek daarin en de complexiteit van samenwerking, is er tijdelijke uitbreiding van het projectsecretariaat nodig.

Daarnaast ondersteun je tijdelijk op andere projecten om de werkdruk binnen het team op te vangen. Beschikbaarheid van minimaal 32 uur per week is gewenst.

Wat ga je doen?

• Je werkt samen in een team van projectsecretarissen.

• Je beheert projectdossiers op zowel project- als portfolioniveau.

• Je ondersteunt projectteams bij de organisatie en voorbereiding van overleggen, en bewaakt voortgang en gemaakte afspraken.

• Je helpt bij het opstellen van rapportages, opdrachtbrieven en controleert facturen.

• Je verzorgt de verslaglegging en werkt deze uit.

• Samen met het projectteam draag je zorg voor actieve communicatie over de projecten.

• Je beschikt over MBO/HBO+ werk- en denkniveau, bij voorkeur met een afgeronde MBO 4 opleiding.

• Je hebt meerdere jaren ervaring met secretariële werkzaamheden en sterke organisatorische vaardigheden.

• Je hebt ervaring met projectmatig werken en bent nieuwsgierig naar teamprocessen.

• Je bent proactief, zelfsturend, betrokken en flexibel.

• Je werkt zelfstandig en planmatig, neemt verantwoordelijkheid en bent gericht op persoonlijke ontwikkeling.

• Je bent een aanpakker, flexibel en resultaatgericht.

• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.

• Je hebt ruime ervaring met Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).

• Je bent goed thuis in het werken met Microsoft Teams.